Het verwerken van semi-gestructureerde inkomende documentstromen is een belangrijk onderwerp in business process automatisering. Op basis van de TeleForm-producten biedt Simac Datacollect uitgebreide oplossingen voor scanning en herkenning.

Mogelijkheden
Met TeleForm Desktop kan op één locatie worden gescand en met TeleForm Workgroup is scanning op meerdere locaties mogelijk. Met de DOKuStar freeform herkenningsengine is het mogelijk om zonder het gebruik van templates toch de gegevens automatisch te herkennen.

TeleForm omvat het volgende:

• Handschriftherkenning
• Formulieridentificatie
• Ingebouwde programmeermodule (Visual Basic)
• Lezen van extern aangemaakt formulieren
• Snelle verifier

• Designer module nodig om formulieren te ontwerpen die dienen om ingevuld te worden is.
• Reader voor het herkennen van de gegevens.
• Verifier voor het handmatig aanvullen van niet herkende gegevens.
• e-Form voor het digitaal invullen van formulieren zoals bijvoorbeeld op internet.

Simac Datacollect is koploper als het gaat om het koppelen van de herkende gegevens met de gescande images naar alle mogelijke eventueel al in gebruik zijnde systemen. Voorbeelden zijn systemen voor ERP, factuurverwerking en inkoop, workflow en archivering.
 
Toelichting TeleForm-producten

TeleForm Desktop (single-user)
Dit pakket van TeleForm biedt de functionaliteit voor het aanmaken, inlezen en verwerken van formulieren. Naast de zelf ontworpen formulieren kunnen de formulieren verwerkt worden die extern zijn aangemaakt met bijvoorbeeld een tekstverwerker.
 
TeleForm Workgroup (multi-user)
De TeleForm Workgroup is de multi-user versie voor client-server formulieren en omvat ook een Control Center. Deze geeft inzicht in de scannningsvoortgang zoals bijvoorbeeld  het aantal gelezen formulieren, het aantal te corrigeren formulieren en de correctietijd van de medewerkers.
 
Designer
Met deze module worden de formulieren ontworpen die ingevuld dienen te worden. Bij het opzetten van de antwoordmodules kan gelijk worden aangegeven welke waarden uiteindelijk moeten worden opgeleverd voor de database waar de gegevens naartoe worden gestuurd. Alle Windows-faciliteiten zijn beschikbaar voor opmaak en in- en export van teksten of images uit andere Windows-applicaties.
Standaard kunnen tijdens het ontwerp van een formulier controles worden vastgelegd, zoals velden die verplicht ingevuld moeten zijn en velden waar achteraf  op gecontroleerd moet worden. Tijdens het ontwerp wordt de recordstructuur vastgelegd van de output-file waar de gegevens naar toe worden geëxporteerd.
Automatische exportmodules voor onder andere SPSS, EXCEL, LOTUS zijn standaard aanwezig.
 
Voor relatiecontrole tussen verschillende velden en export naar willekeurige andere systemen is de programmeringmodule Visual Basic beschikbaar. Ook kan zodanig worden geprogrammeerd dat formulieren die niet correct zijn verwerkt direct in een aparte output-file worden weggeschreven.
Het formulier wordt van een unieke code voorzien voor herkenning bij verdere verwerking
 
Reader
Met de reader wordt de scanner aangestuurd om te kunnen te kiezen voor het achterelkaar scannen van alle formulieren of voor batchgewijs scannen. Het is mogelijk om vooraf de aantallen op te geven waarmee het systeem controleert of alles is gescand. Na het scannen worden de images verwerkt naar een ASCII-bestand.
 
Verifier
De verifier is de correctiemodule waar niet volledig herkende formulieren worden aangeboden of formulieren waar altijd een handmatige invulling moet plaats vinden.
Bij een fout of bij twijfel wordt automatisch gestopt.
Tijdens het corrigeren wordt ook formulierimage gepresenteerd, zodat de gebruiker de originele (niet herkende) gegevens handmatig kan overnemen.
Nadat de formulieren zijn verwerkt kunnen deze handmatig of automatisch worden geëxporteerd in het gewenste format.
 
eForm option
Voor het verwerken van elektronische formulieren zijn twee modules beschikbaar voor:

• voorbereiding van formulieren voor het Web (internet, intranet).
• omzetting naar PDF-format (geschikt voor Adobe Acrobat).

Na het elektronisch invullen kunnen de formulieren direct worden verwerkt in TeleForm.